Optimale SAP®-Wertschöpfung

14.08.2013 11:25

Neulich im Meetingraum

Der Artikel beinhaltet eine Case Study zu einem typischen IT-Problem, das in einer Vorstandssitzung thematisiert wird. CIO und Head of Operations, sowie Head of HR-IT diskutieren und analysieren darin das Problem heterogener Systemlandschaften in SAP und prüfen mögliche Lösungsansätze. Autor der Case Study ist Dirk Kasimirski, Partner von West Trax.

Thomas Mahler CIO: "Wir vom Vorstand haben uns auf eine konsequente globale Ausrichtung verständigt. Wir müssen neue und auch bestehende Unternehmensbeteiligungen weltweit einfacher, schneller und kostengünstiger betreuen können. Wir müssen in der Lage sein, unsere Geschäftsprozesse vom Personalwesen bis zum Vertrieb kostengünstig, gezielt und einfach ausrollen zu können und die Prozesse global grenzüberschreitend ablaufen zu lassen. Darüber hinaus müssen wir das konzernweite Reporting über Gesellschafts- und Ländergrenzen hinweg automatisieren und eine einheitliche Datenbasis zur Ermittlung der Kennzahlen schaffen! Vorschläge?"

Bertram Gabler Head of Operations: "Eine der größten Herausforderungen sind die heterogenen Systemlandschaften. Wir setzen in der Konzernzentrale und in den meisten Ländern auf SAP, aber auch hier gibt es die unterschiedlichsten Abbildungen für ein und denselben Sachverhalt und das macht uns innerhalb unseres Operation-Models die größten Probleme, da wir hierfür in den meisten Fällen ein lokales Service Management brauchen und mit dem Shared Service Center Gedanken nicht weiter kommen."

Jutta Volkmer Head of HR-IT: "Uns geht es im Personalwesen ganz ähnlich. Wir versuchen jetzt schon seit 2 Jahren grundlegende Prozesse für die Gehaltsermittlung, Bonus- und Zielesysteme sowie internationale Karrierepfade global zu implementieren, aber wir kämpfen ja schon damit, dass für die Ermittlung grundlegender Kennzahlen kein einheitliches Verständnis vorhanden ist. Ein Full Time Equivalent in Griechenland ist nicht das Gleiche wie in den Niederlanden oder Deutschland. Wir müssen ein Setup an grundlegenden Daten schaffen, auf denen wir aufsetzen können. Darüber hinaus gibt es einfach legal rechtliche Sachverhalte, die sich nicht vereinheitlichen lassen, nehmen Sie nur die Personalabrechnung."

Thomas Mahler CIO: "Also wir brauchen eine Vereinheitlichung der Systemlandschaften am besten auf SAP. Das erfordert einheitliche Datenstrukturen, damit wir international die Themen Prozessharmonisierung, Optimierung von bestehenden Systemen und ein kosteneffizientes Servicemanagement realisiert bekommen. Die idealste Lösung wäre, das alles auf ein Template in einem System innerhalb eines Mandanten zu realisieren.  Ich schlage vor wir starten mal mit einem Projekt, am besten mit SAP HR, da wir hier den größten Leidensdruck haben. Bertram und Jutta - nehmt das in euren Verantwortungsbereich und bis zur nächsten Vorstandssitzung in 3 Wochen brauche ich belastbare Zahlen, was das Projekt kostet!"

Bertram Gabler Head of Operations: "Na ja. Das könnte knapp werden. Wir haben immerhin 6 Länder vor der Brust, die wir analysieren müssen sowohl prozessual als auch von den Datenstrukturen. Und die Erstellung eines einheitlichen Templates dürfen wir auch nicht vergessen."

Jutta Volkmer Head of HR-IT: "Wie wäre es, wenn wir dazu unser deutsches System analysieren und die Teile definieren, die für eine Template-Definition und damit für ein Rollout in Frage kommen. Die Fachabteilung müssen wir mit ins Boot holen, es sind schließlich ihre Prozesse. Da das SAP HR innerhalb des Moduls sehr arbeitsteilig ist, müssen wir für die Analyse zunächst einen Fragebogen entwickeln und in die Länder rausschicken, diesen dann auswerten und daraufhin dann zumindest ein Team mit 3 Experten 2 - 3 Workshop-Tage im jeweiligen Land durchführen lassen, um hier auf eine valide Expertenschätzung zu kommen. Ein vergleichbares Kostenmodell müssen wir auch noch erarbeiten. Fragebogenaktion insgesamt ca. 12 Personentage, Kostenmodel entwerfen + auswerten ca. 17 Personentage, Workshops vor Ort ca. 54 Personentage, sind insgesamt ca. 83 Personentage.  Dies sind alleine für die Kostenschätzung schon ca. 65.000,00 € und die Detailanalyse der Datenstruktur kommt vor dem Rollout für alle Länder noch on top, was ein Vielfaches der genannten Summe kosten wird."

Thomas Mahler CIO: "Können wir die Systeme nicht auswerten und dann auf Basis eines Kostentreibermodells die Zahlen ermitteln. Wir hätten dann auch gleich ein grobes Fit/Gap zum Template als Indikator für die Rollouts."

Jutta Volkmer Head of HR-IT: "Im Prinzip haben Sie recht, aber die Entwicklung solcher Tools ist extrem aufwendig. Der SAP Standard bieten zwar einige Reports an, das reicht aber in keinem Falle aus und die Entwicklung ist sehr aufwendig, da ja einzelne Datenquellen miteinander verglichen werden müssen. Reports können nur für jedes einzelne System gestartet werden und müssten dann mühsam konsolidiert werden. Da sehe ich keine Chance, es sei denn wir stecken da einen sehr hohen Entwicklungsaufwand rein, oder wir finden ein Unternehmen auf dem Markt, welches für solche Anforderungen spezialisiert ist!"

 

Die SAP® Software ist in vielen Unternehmen seit Jahren als die ERP-Lösung Nr. 1 im Einsatz und nicht mehr wegzudenken. Sie wird dort in fast alle wesentlichen internen und externen Geschäftsprozessen integriert und nimmt maßgeblichen Einfluss auf die Effizienz der Kerngeschäftsprozesse. Dennoch versäumen es viele Unternehmen eine Nutzen- und Leistungsmessung als kontinuierlichen Prozess zur Qualitätssicherung zu etablieren. Nur so lässt sich nachhaltig sicherstellen, dass das SAP® System und die Investition in das System zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Doch wie lässt sich feststellen, ob ein SAP-System effizient genutzt wird? Mit welcher Methodik lässt sich Wertschöpfung messen?

Mit unserer KPI Familie bieten wir solche Messmethoden an. Sie liefert die strategischen und operativen Entscheidungsgrundlagen, die helfen, den Einsatz der SAP® Systeme wirtschaftlich zu gestalten und die Effektivität einer SAP® Investition zu erhöhen. KPI-Analysen liefern dem Management anhand von Kennzahlenmessungen neutrale und managementgerechte Informationen über die tatsächliche Nutzung von SAP® Systemen. Außerdem ist ein Vergleich mit ähnlichen Installationen im Markt möglich. Ein weiterer Vorteil ist die Erfolgsmessung nach einer getätigten Investition. Die Analyseergebnisse dienen als Indikator zur Identifizierung von Schwachstellen und Kostensenkungspotenzialen. Insbesondere im Vorfeld von Upgrades, Outsourcing oder Konsolidierungen können sie entscheidend auf Zeit- und Kosteneinsparungen sowie Senkung von Projektrisiken Einfluss nehmen.

 

Mit den West Trax Lösungen lässt sich das obige SAP-Problem lösen:

Automatisierte Offline-Analysen und Benchmarking der eingesetzten Systeme bei nur minimaler Ressourcenbindung des Kunden.

Einsatz eines template-basierten Vorgehensmodells zur Gewährleistung der Vergleichbarkeit von Systemen, Mandanten und Buchungskreisen weltweit.

Aufzeigen von Optimierungsmöglichkeiten, Kostenreduktionen sowie empfohlenen Maßnahmen und Umsetzungsstrategien.

Ersparnis: Fragebögen und Workshops in verschiedenen Ländern werden obsolet.
Vorteile: Auswertungen sind objektiver, strukturierter und vollständiger als eine Befragung vor Ort. Aufwand- und Kostenersparnis bei Vorbereitung des Rollouts und konkreten Projektphasen. Optimierung und verbesserte Nutzung der vorhandenen SAP-Systeme und -Prozesse.

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